公司秘书重要信息
公司董事需要一位合格公司秘书协助在公司注册局(Companies Commission Malaysia)成立公司。并且在进行任何生意交易及或申请商业手续流程时都需要一位合格公司秘书认证及验证公司文件。
1. 何为公司秘书
公司秘书必须是居住在马来西亚的成年人士。他必须是专业机构的会员或是公司注册局(ROC)批准的持牌秘书。每间公司也都需要聘请一位持牌审计师处理账目，审计以及所得税等。秘书这个专业用词或许对于一位不熟悉这个概念的人有所误导。
公司秘书是一名专业人士，在公司设立等事项提供专业的谘询与协助。他或她是公司管理层的重要成员，负责处理公司运营涉及的所有文书工作，法定文件和程序事宜。
公司秘书是公司法令认可的公司职员。他或她在培训期间所接受的训练是他们可处理多方面的事务，如财务，账目，法律管理和人事部门等各领域的工作。
2. 谁可以成为公司秘书
每间公司都必须有一位或多位公司秘书，每名秘书均为成年人且长期居住在马来西亚，自1992年9月10日起，除非符合以下情况，否则任何人均不能担任公司的公司秘书：
他必须是获得财政部长认可的或是专业人士团体的成员。
他是由公司注册局（Commission Company of Malaysia）根据2001年马来西亚公司委员会法案第20G条款所批准的持牌秘书。
3. SSM认可的团体
根据马来西亚商业法令(Companies Act 2016)，要成为一名专业的秘书,必须是年满18岁以上的马来西亚公民或永久居民，并获得马来西亚公司委员会(SSM)执照许可或成为任何一项的会员：
马来西亚特许秘书及行政人员公会 (MAICSA）
马来西亚会计师协会 (MIA)
马来西亚律师协会 (BC)
马来西亚秘书协会 (MACS)
马来西亚注册会计师公会 (MICPA)
沙巴律师协会 (SLA)
砂拉越律师协会 (AAS)
根据马来西亚商业法令(Companies Act 2016)，每间私人公司 (Sdn Bhd) 与有限公司 (Berhad)都必须由董事会委托至少一名或以上的注册秘书作为公司秘书，并在成立公司的30天内委托第一位公司秘书。
4. 公司秘书的重要职责
更新公司的法定信息
处理公司的董事会，股东大会和临时股东大会
遵守公司章程
维持股份登记及文件的安全保管
与股东协调
为公司治理提供建议
担任公司高管和董事会顾问
在每财政年度(Financial year)结束后的6个月内，把审计财务报表(Audited Financial Statement)转发给股东，并在发出后的30天内将报表提呈到SSM，以及在每年公司年庆的30天内提呈年报(Annual Return)。
简单来说，只要有关“公司法”和其他适用法律规定的所有法律和程序事项都属于公司秘书的职责。
今天的公司秘书是公司的高级职员，他被赋予的责任更重，权力也更大，因此职责要求公司秘书在任何时候都要遵守职业道德行为。
5. 如何在马来西亚更换公司秘书
更换公司秘书其实非常的普遍和简单。您只需遵循此处列出的一些简单步骤:
辞退现任公司秘书：现任公司秘书必须先辞职。这可以通过向公司董事会提交辞职信来完成。
委任新公司秘书：一旦现有的公司秘书辞职，公司董事会必须任命新的公司秘书。新公司秘书必须符合法律要求的资格，其任命必须得到董事会的批准。
通知有关当局：一旦任命新的公司秘书，公司必须通知有关当局进行更改。这可以通过在更改后30天内向公司委员会提交适当的表格来完成。
移交公司注册簿：现任公司秘书必须将所有法定记录和文件移交给新的公司秘书。这包括法定登记册、会议记录和任何其他相关文件。
如果您在委任公司秘书时需要任何帮助，请随时联系我们。
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